Vous envisagez de resserrer les liens de votre équipe avec un séminaire de team building ? Vous souhaitez organiser un séminaire d’intégration pour accueillir les nouvelles recrues ? L’idéal est de choisir un lieu de réception qui permette de favoriser les interactions et l’engagement de chacun. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir comment trouver le lieu idéal pour votre séminaire d’entreprise en tenant compte de vos besoins.
1 : Commencez par définir l’objectif de votre séminaire
Voici quelques idées :
- Renforcer l’esprit d’équipe et resserrer les liens avec un séminaire de team building
- Accueillir les derniers arrivés dans l’entreprise avec un séminaire d’intégration
- Former les équipes à de nouveaux process ou faire monter en compétence un collectif avec un séminaire de formation
- Faire le bilan de l’année et célébrer les objectifs atteints avec un séminaire commercial
- Repartir sur de bonnes bases après les vacances avec un séminaire de rentrée
- Résoudre des problèmes spécifiques avec un séminaire de management
- Réfléchir au lancement d’un nouveau produit ou d’un projet d’envergure avec un séminaire de marketing
- Réunir le comité de direction avec un séminaire stratégique
Cette étape est vraiment importante car vos objectifs vont conditionner le choix de votre lieu ! Il devra être en harmonie et en cohérence avec vos objectifs.
2 : Définissez le nombre et le profil des collaborateurs
Une fois que vous avez bien en tête l’objectif de votre séminaire, il est temps de penser aux participants. Combien seront-ils ? Votre séminaire est-il destiné aux cadres, aux employés, aux partenaires, ou aux clients de votre entreprise ? Est-ce que la répartition hommes-femmes est équilibrée ? Quelles sont les tranches d’âge représentées ?
Gardez ces questions en tête car ils vont déterminer le cadre. Après tout, l’événement que vous organisez est pour eux ! Répondre à leurs besoins spécifiques et à ce qu’ils aiment, c’est essentiel.
3 : Définissez la durée de votre séminaire
Vous souhaitez organiser un évènement à la demi-journée, sur une journée, un week-end ? En fonction de la durée de votre séminaire, le lieu idéal ne sera pas le même. Pour un week-end, il faut réfléchir à une solution d’hébergement en capacité d’accueillir tous les collaborateurs.
Au Domaine Ostara, nous pouvons accueillir votre séminaire le temps d’une journée, d’un week-end entier ou même durant la semaine. Pour l’hébergement, le domaine propose plusieurs options : l’Hôtel Disini, un établissement 4 étoiles, ou la Résidence Le Milo, offrant chacun un cadre et des services de qualité pour garantir le bien-être de vos invités. Ces options variées assurent une expérience agréable et professionnelle pour tous les participants de votre séminaire.
4 : Soyez clair sur votre budget
Le budget est de toute évidence un critère à prendre en compte lorsque vous organisez un séminaire d’entreprise. Il est important de le définir clairement dès le début et de les communiquer à tous les fournisseurs et partenaires impliqués. Vous devez pour cela penser à tous les frais annexes à la location du lieu de séminaire : le traiteur, les activités de team building et les équipements technologiques. Mais n’oubliez pas qu’un événement d’entreprise permet aussi un retour sur investissement par rapport à vos objectifs de départ !
5 : Tenez compte du style du lieu de séminaire
Le choix du lieu pour votre séminaire ne se limite pas seulement à une question de budget ; il reflète également les valeurs et la culture de votre entreprise. Un lieu qui correspond à l’image de votre entreprise peut renforcer l’engagement des employés, en leur montrant que vous investissez dans un environnement qui reflète les qualités et les aspirations de l’entreprise. De plus, pour les participants externes, comme les clients ou les partenaires, le lieu du séminaire transmet un message puissant sur le professionnalisme, le statut et la vision de votre entreprise. Par exemple, un lieu innovant pourrait souligner l’engagement de votre entreprise envers l’innovation et le futur, tandis qu’un cadre plus traditionnel et élégant pourrait mettre l’accent sur les valeurs de cohésion et d’excellence.
6 : Organiser un séminaire d’entreprise : les exigences techniques
Si l’idée est de collaborer avec vos équipes sur place durant l’événement, veillez à ce que le lieu soit assez grand pour accueillir l’ensemble de vos collaborateurs confortablement.
Vérifiez également que la salle de réunion soit équipée de tout le matériel nécessaire au bon déroulement de vos activités :
- Un vidéoprojecteur pour partager visuellement les informations ;
- Un écran de projection pour une meilleure visibilité
- Une connexion internet haut débit pour accéder aux ressources en ligne ;
- Du matériel de visioconférence pour intégrer des participants à distance ;
- Des paperboards pour les brainstormings et les notes ;
- Des câbles et prises de courant pour brancher tous les équipements
Sans oublier les petits détails qui font la différence tels qu’une machine à café et une salle de pause !
7 : Choisissez un lieu de séminaire accessible
Un dernier élément essentiel à considérer est la facilité d’accès au site choisi pour le séminaire. Pour un séminaire à proximité de votre entreprise, choisissez un endroit disposant d’un parking suffisamment grand. Pour des événements d’une portée nationale ou internationale, privilégiez un lieu près d’un aéroport, et pensez à organiser des moyens de transport comme des navettes ou des taxis pour faciliter le déplacement des collaborateurs.
Le Domaine Ostara se distingue grâce à son emplacement stratégique alliant proximité et accessibilité. Situé aux portes de Montpellier, à seulement 18 km de la Place de la Comédie, il offre un cadre facilement accessible pour ceux qui viennent de la ville ou des environs. Pour les séminaires réunissant des participants de différentes régions ou même internationaux, la proximité avec des infrastructures majeures de transport est un atout ! La gare Montpellier Saint-Roch se trouve à environ 25 minutes de route et l’aéroport Montpellier Méditerranée à une courte distance de 15 minutes.
8 : Vous avez trouvé le lieu de séminaire idéal ? N’oubliez pas de visiter !
Vous avez trouvé le lieu de séminaire idéal ? Ne vous fiez pas juste aux photos en ligne, allez voir par vous-même ! Cela vous permet de ressentir l’atmosphère du lieu, pour mieux imaginer votre événement là-bas. Rencontrer ceux qui travaillent sur place est aussi un gros plus, c’est le moment parfait pour poser toutes vos questions. Et si vous avez le temps, pourquoi ne pas visiter plusieurs endroits pour avoir plus de choix ?
Pensez aussi à ce que veulent vos collaborateurs.L’idéal est de choisir un lieu de réception qui permette de favoriser les interactions et l’engagement de chacun.
Cela pourrait être, par exemple, un domaine offrant à la fois des espaces de réunion et un espace extérieur ou bien un site disposant d’installations sportives diverses. L’idée est de proposer des expériences qui encouragent le travail d’équipe et la solidarité, tout en s’amusant.
Le Domaine Ostara est parfaitement équipé pour répondre aux besoins de tous les types de séminaires. En organisant votre événement au Domaine Ostara, vous bénéficiez d’un environnement calme à seulement 15 minutes de Montpellier ainsi que de tout le matériel nécessaire pour réussir votre évènement professionnel.
